Evolución de las secretarias

Un rol que evolucionó con los años a nivel empresarial es el de la secretaria ejecutiva. Atrás quedaron las notas mecanografiadas y la atención de llamadas, únicamente. Hoy tienen que hacer muchas tareas a la vez. Para Ezequiel Iñiguez, gerente de talent search (del inglés, búsqueda de talento), de la consultora Jobs, el nuevo rol de la secretaria va mucho más allá de llevar una agenda. “También deciden y sirven de nexo. Hoy son solucionadoras de problemas, y un nexo entre el jefe y el cliente, interno o externo”, explica.

Actualmente, la secretaria es un pilar clave dentro de la empresa. Da soporte a varios gerentes o, en muchos casos, a todo un área. Indiscutiblemente, su rol se fue modificando en torno a tres ejes: toma de decisiones, capacitación y diversificación de tareas. Antes, una asistente respondía solo a su jefe y se limitaba a ejecutar tareas. Hoy en día, ambos trabajan a la par. El estilo de las reuniones también sufrió variantes. Ahora, se convocan vía intranet y las agendas se chequean electrónicamente.

Para Iñiguez, otro aspecto importante es la exigencia del conocimiento de idiomas, en especial el inglés. “Es uno de los requisitos fundamentales. Una secretaria tiene que poder trabajar en otro idioma, lo que implica no solo tener conocimientos de escritura o vocabulario técnico, sino también de aspectos del lenguaje relacionados con su uso apropiado en distintas situaciones”, explica el gerente de búsqueda de talentos.

En cuanto a los errores que debe evitar está la indiscreción, ya que el nuevo rol que fue adquiriendo la ubica en un lugar de privilegio con respecto al manejo de la información, y es fundamental que no cometa ninguna equivocación en relación con este tema. “La discrecionalidad y la confidencialidad son otros requisitos que se buscan dentro del perfil”, afirma Iñiguez.

En este punto coincide Beatriz Díaz Gómez de Leguizamón (51), quien ejerce la profesión de secretaria desde 1983. “Fui adiestrada en el uso de la máquina de escribir a teclas, en redacción, oratoria, relaciones públicas, protocolo, cómo vestir, entre otros conocimientos que me sirvieron para desenvolverme y crecer en mis funciones, en las que la principal competencia es la responsabilidad, fidelidad al trabajo y prudencia, sobre todo”, afirma.

Beatriz, conocida cariñosamente como Betina, rememora sus comienzos. “Soy producto de UV Internacional; me recibí de secretaria ejecutiva en 1983. Desde entonces hasta la fecha ejerzo esta profesión, siempre de manera diligente y organizada; con dinamismo, creatividad y eficiencia”, expresa con orgullo.

Para Iñiguez, una persona proactiva siempre es bienvenida en cualquier empresa u otra que sepa establecer empatía con los demás. “La empatía –capacidad de ponerse en la situación de los demás– es precisamente uno de los factores más importantes, la clave para lograr el éxito en muchos aspectos profesionales”, enfatiza.

El dinamismo y la capacidad resolutiva de conflictos son habilidades requeridas, así como la ética y la presencia. “Todas ellas son fundamentales para un correcto desarrollo de la actividad profesional. Cómo vestirse, relacionarse y comportarse son básicos”, expresa el gerente.

Es importante para ambos actores –es decir, la gerencia y su secretaria ejecutiva– contar con buenas competencias actitudinales. En lo correspondiente al gerente serían: capacidad de liderazgo, iniciativa y tenacidad, planificación y organización estratégica, trabajo en equipo y delegación, asunción de riesgos, confianza en sí mismo y autocontrol. En lo concerniente a la secretaria: autoconfianza, autodesarrollo, automotivación, disponibilidad, gestión de conflictos, autoestima, asertividad, trato.

Los expertos en recursos humanos afirman que es necesario prestarle mucha atención al desempeño de la secretaria, para determinar cómo está plenamente identificada con su rol, y si realmente evalúa su responsabilidad y las repercusiones que genera su participación en apoyo de la gestión del gerente. Evaluar qué tanto demuestra su autoconfianza en ella misma, su seguridad, sus emociones, comunicaciones; de esta manera, si está plenamente identificada con su desarrollo, motivación, asertividad y respeto.

Evolución

Evidentemente, la función de la secretaria fue cambiando en las últimas décadas y pasó por un claro proceso de profesionalización. Lo que antes eran mujeres para tomar notas, escribir cartas, traer el café fue cambiando, especialmente con la llegada de la informática, que las convirtió en profesionales polivalentes, altamente formadas, con idiomas y conocimientos empresariales.

Beatriz Díaz Gómez comenta que vivió con mucha expectativa y emoción la incorporación de las tecnologías, como la computadora, los programas informáticos, los faxes, el beeper (personalizador de mensajes) en un principio, los celulares, que fue siguiendo cursos de capacitación. Beatriz trabaja en una institución educativa desde 1984, en la que le cupo ingresar como secretaria del área académica gracias a su conocimiento del portugués.

“En ese entonces, en el colegio ocupaba el cargo un brasileño; de ahí en más, me desenvolví en casi todas las áreas, que me sirvieron de experiencia, y hoy día ocupo el cargo de secretaria privada de la dirección. Actualmente, el término de secretaría privada es de poco uso; se denomina mejor como asistente de dirección”, afirma.

Su labor es acompañar siempre a su superior inmediato, manejar su agenda, coordinar actividades, recepcionar llamadas, actuar como intermediaria entre los demás miembros, transmitir directivas, entre otras. “Dentro de esta profesión existe mucha alegría y sinsabores; como que estamos siempre por detrás de bambalinas (por así decirlo), la mayor satisfacción es ver nuestro trabajo bien realizado, ya sea en reuniones, convocatorias, actos. Y como muchas veces esto ya parece ‘normal’, en muy pocas ocasiones se reciben los agradecimientos por la tarea realizada, que siempre vienen bien y alientan a seguir. Así también, somos receptoras de las ‘quejas o reclamos’, que los debemos tomar con precaución y de buena forma”, manifiesta Díaz Gómez.

No obstante, dice sentirse contenta y satisfecha. “Con mi oficio tuve y tengo la dicha de compartir el conocimiento y aprender mucho de todas las personas con las cuales me cupo interactuar en este tiempo; tratar con personalidades de todos los ámbitos y contar con la amistad de algunos. Si me preguntan si volvería a estudiar y ejercer lo mismo, respondo: ‘¡Sí!’”.

Cambios a nivel tecnológico

Definitivamente, la carrera fue evolucionando y ajustándose a los avances de la tecnología. Existen institutos dedicados a la enseñanza de Secretariado Ejecutivo, en los que las mallas curriculares ponen énfasis en la tecnología como punto de partida. A esto se suman los conocimientos básicos en el área de las comunicaciones y relaciones públicas.

Este nuevo compromiso obliga a reestructurar el perfil de la secretaria ejecutiva. Además de los requerimientos mencionados, se suma la eficiencia en el manejo de la tecnología. Se debe aprender a tener esas herramientas de lado para facilitar las comunicaciones y tareas de oficina.

Así lo entiende también Ester Páez (25), quien no conoce otra herramienta que no sea la relacionada a la tecnología. “Google es mi mejor amigo”, refiere. Ella maneja todas las armas que ofrece internet para facilitar y agilizar las gestiones ante sus superiores. “Se acortan los tiempos en el desarrollo de las tareas y la obtención de resultados. La tecnología permite que las tareas sean rápidas y los requerimietnos del jefe impulsados al instante, inclusive en horarios no laborales, con resultados inmediatos. Los memorandos, las invitaciones, todo se realiza vía correo electrónico. Ya casi no se utiliza papel, lo que da un valor agregado desde el punto de vista ecológico, haciendo que las empresas se vuelvan sustentables”.

Páez maneja tres idiomas: inglés, francés y conocimientos básicos de alemán, lo que reafirma la importancia del manejo de idiomas en esta profesión. Desde la consultora Redi, de Juliana Coronel, insisten en una actitud proactiva, dinámica, entusiasta; con buen manejo del inglés u otra lengua, de informática; buena predisposición, capacidad de análisis y toma de decisiones son clave.Para Cristol Rolón, de Manpower, el perfil de las secretarias da un fuerte peso en valores de honestidad, compromiso, discresión y capacidad resolutiva. “Las competencias valoradas apuntan a la sociabilidad, flexibilidad y capacidad de trabajar en equipo”, afirma.

Añade que se valora también la formación académica, siendo las carreras más solicitadas, las administrativas y financieras.

La secretaria es, probablemente, el símbolo más universal de la presencia de la mujer en el mundo de los negocios. Aporta a esa esfera tradicionalmente masculina, el calor, la intuición y elegancia, contribuyendo para hacer de la empresa moderna una comunidad humanizada.

El Día de la Secretaria se celebra hoy a nivel mundial. Esta conmemoración fue creada en 1952, en los Estados Unidos, por la Asociación Nacional de las Secretarias, fundada en 1942. Los ideólogos del homenaje fueron María Barrett, quien era presidenta de dicha nucleación; C. King Woodbridge, presidente de Dictaphone Corporation, y Harry F. Klemfuss, hombre de negocios norteamericano. El Paraguay tiene su asociación de secretarias desde 1961 y es miembro de la FIAS (Federación Interamericana de Asociaciones de Secretarias).

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