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La organización efectiva demanda un esfuerzo de organización y coordinación que, de ser posible, debería recaer sobre una persona que posea el tiempo y los conocimientos para desarrollar la tarea perfectamente.
La finalidad de estas reuniones es, por lo general, establecer un seguimiento sobre los propósitos de la empresa, informar a los directores o empleados la toma de decisiones, o transmitir alguna información que sea de interés común. Pero ojo, también puede ser una pérdida de tiempo si no se toman en cuenta algunas reglas probadas para la eficiencia de ellas.
Existen algunos elementos indispensables a la hora de organizar una reunión en la empresa, como el tema o asunto a tratar. Los objetivos que se pretenden alcanzar deben ser muy claros. El espacio físico en el que se desarrollará la reunión es un elemento importante, puesto que se deberá tener en cuenta la cómoda ubicación de los asistentes, así como la temperatura e iluminación de la sala, además de prever un lugar para el desarrollo de reuniones virtuales si así se decide hacerlo, con medios técnicos que permitan la videoconferencia entre asistentes que se encuentran en distintos lugares.
La convocatoria es el siguiente elemento a tener en cuenta. Sin participantes no puede existir reunión. Se debe avisar con el debido tiempo de anticipación. De esta manera, los participantes tendrán tiempo suficiente para preparar sus intervenciones adecuadamente. Una buena sugerencia sería hacerles llegar por escrito el aviso de la convocatoria junto con los temas a tratar y solicitarles la confirmación de asistencia para evitar posibles bajas. En esta convocatoria se incluirá, también, toda la información necesaria para asistir al encuentro: lugar, día, hora y cualquier otra indicación que se considere oportuna.
El tiempo es otro componente indispensable para lograr los objetivos propuestos, teniendo en cuenta que la duración de una reunión puede condicionar el éxito de esta. Empezar puntualmente es el primer mecanismo de control a establecer. Para una adecuada gestión del tiempo es transcendental concretar anticipadamente no solo la hora de inicio de la cita, sino también la hora de cierre y ser muy estricto en el cumplimiento de los plazos de tiempo, ya que es bien sabido que con el transcurso de los minutos disminuye la atención de las personas y aumenta el cansancio. Los expertos aconsejan que la duración máxima de una reunión productiva sea de alrededor de 90 min.
Espero que estas indicaciones te sean de utilidad, y que tu próxima reunión de trabajo se vea exitosa y productiva.
Recuerda: “El talento gana partidos, pero el trabajo en equipo y la inteligencia ganan campeonatos”. Michael Jordan.
Hasta la próxima entrega…