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Correo electrónico
Con el correo electrónico sucede lo mismo que con el resto de las relaciones humanas: no tenemos una segunda oportunidad de causar una buena primera impresión.
Es muy importante tener en cuenta siempre la diferencia de expresión que se debe emplear entre un correo personal y otro profesional, uno informal y otro formal.
Siempre que lo escribas, saluda al inicio, indica el motivo del mensaje y despídete al final. Recuerda que se trata de una comunicación escrita y, como tal, queda registro de ella. Trata, en lo máximo, de no utilizar fondos especiales, textos de colores y emoticonos. Estos elementos pueden resultar poco profesionales y desgastar tu imagen frente al destinatario. Por supuesto que en algún momento podrás hacer uso de estos recursos sin abusar y cuando el contenido lo requiera.
Es de mucha utilidad recurrir al campo “Asunto”, que es el título de tu mensaje y, como tal, debe contener un resumen concreto del tema sobre el cual trata el correo. El receptor puede decidir si leer o no el correo, basándose solo en el encabezamiento. Esto facilitará la lectura, la clasificación y, por tanto, el ahorro de tiempo.
No escribas en mayúsculas, a no ser que realmente quieras “gritar” una palabra o frase; escribe de manera normal, con mayúsculas y minúsculas. Puedes utilizar las comillas, los asteriscos y los guiones bajos para “enfatizar” y subrayar.
Emplea el campo CCO para grupos grandes de destinatarios; de esa forma evitarás dar a conocer las direcciones de terceras personas. Es también una buena medida de seguridad para evitar virus y spam.
En esta época ya debes usar una dirección de correo electrónico más elegante; evita las direcciones como patitafea@... o conejitasexy@..., entre otras, pues no son las más indicadas para proyectar una buena imagen de tu persona.
Incluir tu nombre completo al final de los correos electrónicos es una simple cortesía elemental hacia tu interlocutor.
Antes de enviar un mensaje, asegúrate de que esté escrito con corrección y claridad. Es importante el uso de un tono correcto, y evitar cometer faltas de ortografía y gramática. Usa un estilo de redacción adecuado; la forma debe adecuarse al destinatario.
Responde los mensajes rápidamente. Lo mejor es contestar siempre en un plazo de 24 h desde la recepción del mail.
Finalmente, revisa tu mensaje antes de hacer clic en “Enviar”; de esta manera evitarás posibles errores.
Así que, de ahora en más, presta mucha atención al enviar o responder un correo electrónico, pues es tu carta de presentación, y habla mucho de tu imagen personal y profesional.
Hasta la próxima entrega…