Estrategias de gestión pública y privada, el método OKR

Google se encargó de popularizar los OKR en 2013 cuando Google Ventures publicó un video hablando de cómo la compañía consigue lograr objetivos a través de este sistema. Gracias a esto, los OKR crecieron en número de seguidores.

En concreto, OKR es un sistema de planificación a través del cual se establecen y administran objetivos para toda la empresa con vistas a impulsar su rendimiento y alcanzar buenos resultados. Se trata de un método de trabajo interno que, mediante la fijación de objetivos y de sus correspondientes resultados clave, permite organizar el trabajo (de la empresa), definir grupos y realizar un seguimiento del progreso de cada empleado.

¿Qué se consigue con los OKR? Alinear el trabajo de toda la organización y marcar un único rumbo para todos sus miembros. Sin duda, un método innovador que permite definir los objetivos de la empresa, del equipo y, en base a los resultados obtenidos, medir el progreso de cada uno de ellos.

Antes de presentar lo relacionado con el funcionamiento de los OKR y cómo se podrían aplicarlos en una empresa, resumimos a continuación las características más importantes de la metodología, esto para tenerlos en cuenta a la hora de desarrollarla:

1. Los datos deben estar constantemente actualizados.

2. Deben ser realistas, ambiciosos y aspiracionales.

3. Sirven para conocer hacia dónde se quiere ir.

4. Es el resultado de varias acciones en cadena, lo que significa que todas necesitan funcionar para llegar al objetivo(s) esperado(s).

5. Deben ser públicos para favorecer la interacción con el resto del equipo.

6. Los resultados y objetivos deben ser medibles y puedan ser cuantificados en porcentajes o números.

7. Todos los miembros del equipo que vaya a desarrollar la metodología deben estar de acuerdo con las acciones programadas. No debe ser impuesta, sino servir como herramienta para el crecimiento individual y del equipo.

8. Y una de los más importantes; cada persona que las lleve a cabo pueda analizar su trabajo.

Veamos a continuación con más detalles de cómo empezar a aplicar esta metodología:

1) Empezar con el por qué: tarde o temprano se necesitará un propósito, una razón para hacer las cosas. Hasta entonces se puede empezar por buscar la excelencia, mejorar en el trabajo, mejorar en tu empresa, ayudar a más gente, tener clientes más satisfechos.

2) Tener bien presente que objetivos no son metas: es un error bastante común querer usar OKR para definir el lugar al que queremos llegar, pero lo ideal es usarlo para definir el camino a recorrer. Las metas suelen ser abstractas y en el largo plazo, al contrario, los Objetivos deben ser concretos y deben ser alcanzados en el corto plazo.

3) Definir los objetivos: ahora que se sabe que los objetivos deben ser concretos y poder conseguirlos en el corto plazo, deben ser significativos o ambiciosos, inspiradores y orientados a la acción. Se elige como tal algo que se sepa alcanzable con esfuerzo suficiente.

4) Empezar por un objetivo: dicen que el que mucho abarca poco aprieta, así para empezar a aplicar OKR, lo mejor es ponerse un único objetivo. Si se quiere que sea un poco más variado se puede poner un objetivo de la empresa y un objetivo personal.

Un ejemplo de objetivo de empresa puede ser: mejorar el nivel de satisfacción de los asegurados. Para ello se tiene que conocer primero cuál es el nivel actual de satisfacción y luego introducir acciones de mejoras que permitan aumentar ese nivel de satisfacción.

Ejemplo de objetivo personal: aprender algo nuevo que ayudará a mejorar en el trabajo; luego, ayudará a ser más productivo y con ello, la empresa también se beneficiará.

5) Formular los resultados clave para cada objetivo: es la manera de verificar que se están logrando los objetivos. Decide qué cosas se van a medir para saber que se ha cumplido un objetivo. Usar una serie de indicadores medibles y evaluables en el corto plazo, por ejemplo, que se pueda llevar a cabo en tres meses, que es el tiempo en el que se debería lograr un objetivo.

Ejemplo de resultados clave para el objetivo de empresa: 1) obtener un porcentaje X de mejora en una encuesta de satisfacción de los asegurados. 2) Reducir un porcentaje X el tiempo para la resolución de las reclamaciones de los asegurados. 3) Reducir a un porcentaje X el número de reclamaciones de los asegurados.

Ejemplo de resultados clave para el objetivo personal: 1) realizar X cursos para aprender algo nuevo que me ayude en mi trabajo. 2) Lograr una certificación profesional en uno de los cursos realizados. 3) Aplicar lo aprendido en el curso en X actividades en mi trabajo.

Para quién son los OKRs

La metodología OKR puede ser implementada tanto por grandes compañías, como por pymes, startups o de forma individual. Dadas sus aplicaciones prácticas ofrecen un marco que permite traducir la estrategia en hechos.

Pero hay dos grupos que se ven más beneficiados y son las grandes empresas, pues les brinda un marco de trabajo claro y transparente. En definitiva, necesitas OKR si tu empresa:

1. No alcanza los resultados esperados.

2. No tiene claridad sobre los objetivos

3. No tiene áreas y procesos alineados

4. Desea acelerar el cumplimiento de metas.

Beneficios de su implementación

Las principales ventajas de los OKR son el enfoque, la alineación, el compromiso, la transparencia y la responsabilidad. detalles:

Enfoque: los OKR proporcionan una manera a través de la cual un individuo, grupo, empresa, entre otros, considerarán un determinado punto en cuestión, asunto o problema.

Alineación: Los OKR pueden ser alineados en cascada (de arriba para abajo) o de abajo hacia arriba. Así el trabajo de cada empleado y área responderá a los objetivos de la organización.

Compromiso del personal: Los OKR permiten a los colaboradores tener mayor autonomía e involucrarse con las metas estratégicas, lo que aumenta su compromiso.

Transparencia: mejora la comunicación entre equipos. Todos deben conocer los objetivos y resultados alcanzados.

Responsabilidad: Además de trabajar de forma ágil y autónoma, la gran ventaja de los OKRs es que los empleados comparten la responsabilidad por los resultados.

Concluimos esta entrega, presentando un ciclo dinámico de vida de OKR, de tres meses de duración. Por supuesto, en una aplicación integral los ciclos de vida se pueden repetir hasta alcanzar los objetivos:

1er paso: definición de los objetivos. El impulsor del OKR define los objetivos por medio de la percepción de su contexto, analizando cifras, y busca que los objetivos definidos impacten en los objetivos estratégicos de la organización.

2do paso: definición de objetivos por equipos. Cuando se conocen los objetivos que se tienen, cada equipo, usando su enfoque bidireccional definen sus OKR, que impacten en los objetivos estratégicos.

3er paso: comunicación de los OKR. Se presentan todos los OKR, ya sea en una sesión conjunta o se divulgan de manera digital.

4to paso: comprobación de los OKRs. Se utiliza el espacio para saber el estado de los OKR, se puede ver cada resultado clave y ver el estado en que se encuentra.

5to paso: revisión de los OKR. Monitorear el desempeño y los resultados es uno de los principios fundamentales de los OKRs.

6to paso: retrospectiva de ciclo OKR. Analizar cómo fue el ciclo de OKR, inspeccionar, validar si se está generando valor y buscar oportunidades de mejora.

Luego del 6to paso se puede retornar al primero. Hasta una próxima oportunidad.

OKR

Sistema de planificación para establecer y administrar objetivos en una empresa para impulsar su rendimiento y alcanzar buenos resultados.

Logros

¿Qué se consigue con la aplicación de los OKR? Alinear el trabajo de toda la organización y marcar un único rumbo para todos sus miembros.

(*) Exdirector de Yacyretá