El protocolo oficial se define como normas del ceremonial establecido por ley o costumbre. El protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los actos oficiales, no impone, sino que aconseja y da unas pautas básicas a seguir si se desea la correcta organización y desarrollo de un acto. Rige en la celebración de los actos oficiales y en otros muchos casos, como por ejemplo la celebración de actos de carácter privado que toman como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. El protocolo oficial en nuestro país (basado en normas, leyes y en su mayor parte por costumbre) queda reducido al ámbito del Gobierno, las administraciones del Estado, las corporaciones locales.
¿Qué es el ceremonial?
Es lo relativo al “uso” de las normas de protocolo en las prácticas de las ceremonias. Son formalidades aplicadas en un acto solemne, ya sea de naturaleza religiosa, pública u oficial privada. Las normas de ceremonial y protocolo han estado históricamente asociadas a las de la diplomacia, de tal manera que su importancia llega desde los pueblos antiguos que conferían un especial simbolismo a su cumplimiento y al conjunto de formalidades que ello implicaba.
Pasos a seguir
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Planificación: significa decidir con anticipación qué tipo de evento se va a realizar, cuál es la expectativa del evento, qué se desea lograr con ello y cuál es el objetivo que se desea alcanzar.
Saber cómo, cuándo, por qué, dónde. Cuáles son los objetivos o metas que desea alcanzar el anfitrión al realizar el evento. Con qué presupuesto se cuenta para la organización del mismo. Qué tipo de evento se desea realizar (ceremonias por celebraciones de fiestas patrias, inauguraciones, cumbres, foros, ruedas de prensa, celebraciones religiosas, presentación de proyectos, desfiles civiles y militares, funerales oficiales, actos protocolares en general).
En qué fecha se realizará el evento, teniendo en cuenta que no coincida con otro evento, fechas complicadas como el mes de diciembre, vísperas de días de fiestas o feriados. Cuál será el nombre que se dará al evento. Si se dispondrá o no de un espacio cultural. El mismo debe elaborarse de acuerdo a la cultura de los invitados, y el tiempo de la presentación no debe ser muy extenso. Elegir el lugar donde realizar el evento (instituciones públicas, teatros, Catedral, Panteón de los Héroes, centro de exposiciones, hoteles, museos, aulas, clubes sociales y deportivos, entre otros).
Ver si el lugar elegido cuenta con suficientes servicios, capacidad de lugares, sanitarios, estacionamientos, cercanía y facilidad de transporte, accesibilidad, climatización, recursos con que cuenta la zona y otros. Qué tipo de público será invitado (autoridades nacionales, castrenses, eclesiástica, cuerpo diplomático, sociedad civil, líderes de opinión, gremios, organizaciones sociales, líderes sociales, estudiantes, empresarios).
Identificar bien la cantidad de personas a invitar. Definir cuál será la tenida utilizada de acuerdo al perfil del evento. Si se decide invitar a autoridades al evento, es importante contar con una lista con el orden de precedencia de cada uno. Aclarar si la invitación es con o sin cónyuge. Delimitar qué secuencia tendrá el evento, programa a seguir paso a paso.
Preevento
Este momento requiere el control de recursos con el que se debe contar, como establecer cantidades, definir proveedores, delimitar responsabilidades, etcétera. Checklist que no se debe dejar de prever para el éxito del evento. Tarjetas de invitación (física y vía correo electrónico), confirmación y asistencia, banderas, himnos, sonido, iluminación, pantalla gigante, atril, toldos (si el evento es al aire libre), encausadores (cordones, separadores), certificados (si se hubiera que entregar), joyas de condecoraciones (si se hubiera que otorgar), copias de discursos, gacetilla de prensa, diseño de escenografía, maestro de ceremonias, foto y video, orden de los discursos en actos y ceremonias, quién empieza y quién termina (los discursos empiezan con la persona de menor jerarquía y termina con el más importante, es decir, el de mayor rango).
Tiempo: es importante respetar el tiempo que se le da a cada orador y si es necesario avisarle cuánto tiempo le resta.
Recuerda: “El éxito no se logra solo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización”. Sergent.
Hasta la próxima entrega…
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