El proyecto fue llevado a cabo gracias a una cooperación de 18.000 dólares del Programa de Archivos, Bibliotecas y Museos Latinoamericanos de la Universidad de Harvard, Estados Unidos.

Andrea Tutte, una de las responsables del proyecto, indicó que el mismo tiene dos componentes: la digitalización de los documentos y la creación de una base de datos informática. “Tenemos 200.000 folios, que hay que duplicar para tener la cantidad de páginas. Con un escáner especial se tomaron imágenes digitales de alta calidad de cada una de las páginas del documento”, explicó, al tiempo de señalar que esto permite la conservación de los mismos.

No obstante, comentó que una parte del archivo no pudo ser digitalizado debido al estado de deterioro de algunos documentos.

En cuanto a la base de datos, señaló que se realizaron copias en PDF de dichos documentos, con la descripción de cada uno de ellos, para facilitar la búsqueda de los mismos.

Tutte refirió que esto no solo evita el deterioro de los documentos, sino significa un ahorro de tiempo para el personal del archivo y para los investigadores.

También indicó que la base de datos está preparada como para poder ser subida, en un futuro, a la página web.

La administración de la cooperación con Harvard estuvo a cargo de la Fundación Proballet.

Durante el acto, realizado en el local del Archivo (Mcal. Estigarribia e Iturbe) varios investigadores destacaron la importancia de la digitalización del archivo, que en este caso contiene documentos que datan de los años 1538 a 1862.