En algunos momentos, los miembros del consejo de administración de la cooperativa La Esperanza entraban en interesantes discusiones acerca de las acciones y actividades a llevar adelante con la organización.
Siempre con la intención de ofrecer los mejores servicios, satisfacer a los asociados en sus necesidades y cumplir así con los objetivos que se fijaron al fundar la cooperativa, buscaban las mejores opciones. A veces, algunos proponían un camino y otros, una alternativa diferente.
En algunas ocasiones, las decisiones no eran tan sencillas de tomar, porque una mala determinación podía afectar el desarrollo de esta nueva cooperativa. Entonces, cuando se acumularon algunas decisiones que consideraban de gran importancia para los asociados, decidieron preguntarles su opinión. Para ello, convocaron a una asamblea extraordinaria.
Las asambleas son el sitio para deliberar, discutir y debatir sobre los temas que afectan a la cooperativa y, que por su importancia, requieren decisiones que deben ser tomadas entre todos. En una asamblea, las decisiones generalmente vienen luego del aporte de ideas de los participantes, reflexiones, puntos de vista diferentes y conocimientos de los temas en cuestión.
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La buena participación en las asambleas permite un mayor debate y tener en cuenta las perspectivas más diversas. Las decisiones tomadas en ese ámbito participativo permiten un mayor compromiso de los asociados con la marcha de la cooperativa.
Para lograr una buena participación de los asociados de La Esperanza, los directivos iniciaron los preparativos con mucha antelación. Definieron los temas que serían tratados y elaboraron el orden del día para la asamblea.
Consultaron en el estatuto el tiempo de antelación necesario para comunicar la convocatoria y decidieron hacerlo público mediante anuncios en la radio de la comunidad y avisos en el diario. Buscaban así que asista la mayor cantidad de asociados.
También tenían interés en que la participación sea de calidad, es decir, que los asistentes puedan aportar sus ideas y den a conocer sus puntos de vista. Para eso, prepararon abundante información sobre los temas a tratar, redactaron un folleto con las informaciones de importancia, datos, costos, y un resumen de los posibles aspectos positivos y negativos a tener en cuenta para las decisiones. Este folleto lo pusieron a disposición de los asociados dos semanas antes de la asamblea en el local de la cooperativa. Asignaron, además, a un miembro del consejo de administración para que responda vía telefónica las consultas adicionales que pudieran surgir por parte de los asociados.
La participación es importante y, por ello, es necesario que los asistentes sepan y conozcan con antelación sobre los temas a debatir. La información debe estar disponible de manera clara y precisa. Y tanto las comunicaciones de convocatoria, como la fecha, hora y el lugar elegido debe tener en cuenta la disponibilidad de tiempo de la mayoría de los asociados, a fin de facilitarles la asistencia.
Asambleas extraordinarias
Las asambleas extraordinarias se realizan siempre que sean necesarias. Casi no existe restricción sobre los temas a tratar, excepto los que son exclusivos de las asambleas ordinarias, solo que el orden del día se establece al momento de la convocatoria. El desarrollo de los temas debe anotarse en un acta respectiva.